横向科研经费报销简明指南

科目名称

报销说明

一、业务费

1.材料费

金额

需提供材料

审批权限

备注

同一购货渠道或同批采购＜2000元

1.合法票据

2.购物清单(发票有明细的可省略)

3.《厦门大学嘉庚学院材料验收入库单》

项目负责人

1.涉及危化、剧毒等国家强制管理的材料，需由资产与后勤管理部统一采购。

2.材料入库由资产与后勤管理部验收。

同一购货渠道或同批采购≥2000元

除上述3项材料外还需提供：

4.付款记录

项目负责人

1万元≤同一购货渠道或同批次采购金额＜2万元

除上述4项材料外还需提供：

5.购货合同或协议或网购记录

项目负责人

同一购货渠道或同批次采购金额

≥2万元

1.原则上由资产与后勤管理部组织采购

2.若审批后自行采购，需附上述5项材料。

1.原则上由资产与后勤管理部采购

2.特殊情况需自行采购，由资产与后勤管理部签署意见报学校审批。

2.测试化验加工费

金额

需提供材料

审批权限

备注

报销金额＜2万元

1. 合法票据

2. 测试清单

3. 测试报告

4. 测试单位证明材料

5. 非关联性声明

项目负责人

1.测试单位是公司、企业的，应提供收款单位新版三证合一营业执照、资质证书等，且加盖公章。

2.测试单位是高校、科研院所、社会团体等，应提供收款单位组织机构代码、资质证书等相关资料,且加盖公章。

报销金额≥2万

除上述5项材料外，还需提供：

6.校企校地合作部审核盖章的委托合同

校企校地合作部

3.燃料动力费

相关项目

需提供材料

审批权限

指与项目研究开发相关的大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料等消耗费用。

1.合法票据

2.相应水、电、气及燃料的使用记录表

3.非本校的经费报销，需附在外单位的使用证明（盖章）或协议

1. 项目负责人

2. 资产与后勤管理部（校内水电）

4.差旅费

相关项目

需提供材料

审批权限

备注

交通费、住宿费、伙食补助

1.出差审批表

2.相关交通费、住宿费等发票

3.酒店水单

4.付款记录

1.项目组成员出差，由项目负责人和教学单位主管审批；

2.项目负责人出差，由教学单位主管审批；

3.教学单位主管作为项目负责人出差，由校企校地合作部审批。

1.开支标准原则上按照学校有关规定执行，若超标须在出差审批表备注说明。

出差参加会议产生的会务费、注册费、会员费、资料费、培训费等

1. 出差审批表

2. 会议或培训通知（含收费标准）

2.差旅费票据(会务、注册、资料、培训)

市内交通费

1.市内公共交通费每个项目每日限报200元人民币，过期、连续号码的出租车票不能报销，E通卡的充值费不予报销；

2.自驾车产生的费用根据往返公里数凭发票按1元/1公里的标准计算，报销时须附科研项目用车清单。

田野调查、出海考察

1.提供对方签收的收据

2.到当地税务部门开具税务发票

驾驶自备车出差

（一般不得自行驾车）

1. 出差审批表（写明申请理由）

2. 用车合法票据

租车费、租船费

除合法票据外，大额度还需提供：

1.费用≥2000元，提供与车（船）出租方签订的租车（船）合同或协议

2.费用≥1万元，签订的合同或协议须经校企校地合作部审批盖章

1. 项目负责人

2. 校企校地合作部

校外专家差旅费及住宿费

1.邀请函

2.专家基本信息(含身份证复印件)

3.外籍专家的护照复印件和签证复印件

项目负责人

5.会议费

需提供材料

审批权限

会议费标准

备注

1.发生费用的合法票据：

1. 住宿费

2. 场租

3. 餐费

4. 租车费

5. 专家差旅费

项目负责人

住宿费≤500元/人/天

伙食费≤150元/人/天

其他费用≤100元/人/天

按照经费预算进行报销

1.住宿费发票须标注天数及标准,或须附酒店水单。

2.餐费发票须附用餐清单(用餐人数\桌数\时间\地点与会议通知一致)。

除上述1项外,还须提供：

2.校审批会议申请报告及经费预算

3.会议通知

4.参会人员名单及签到表

5.会议开支决算清单

学校及项目负责人

1.住宿费、场租、餐费、租车费均须附商家每日详细清单并加盖公章。

2.决算金额超过预算金额的，须说明原因并经主管部门审批。

通过旅行社组织会议的，除上述1-5项外，还须附：

6.与旅行社签订的委托协议

7.旅行社开具的结算单

项目负责人

通过旅行社组织的会议须附旅行社相关资质证明。

举办国际会议的，除上述1-5项外,还须提供：

8.学校报批手续

9.相关佐证材料

学校及项目负责人

接待费超标，应事前报批。

6.国际合作与交流费

需提供材料

审批权限

备注

到国（境）外出差报销须提供：

1.校内批文；

2.外方邀请函；

3.机票

(1)国内机票和电子行程单

(2)国(境)外机票和电子行程单

4.国（境）外出差期间发生的其他费用的票据及付款记录

1.项目负责人

2.学校相关部门

1.机票发票上须有姓名、航程、时间及与电子行程单相对应的票证号码。

2.报销出差期间发生的注册费、会议费、会员费等须附上相应的会议通知及说明。

邀请国外专家国际旅费应提供：

1.学校邀请函及专家护照复印件

2.机票和电子行程单及付款记录

7.出版（印刷）/文献（资料）/信息传播（数据采集）/知识产权事务费

报销项目名称

需提供材料

审批权限

备注

出版费

1.提供出版社的正式发票

2.经各相关职能部门审核盖章的出版合同

出版合同中如有赠书，项目负责人须注明赠书用途。

打印、复印费

1.合法票据

2.若集中开票，须附历次消费明细表

3.大额度，还需提供：

（1）1万元＜金额≤10 万元，须附教学单位签字盖章的合同或协议

（2）金额＞10万元，须附经校企校地合作部审批签章的合同或协议

1.项目负责人

2.教学单位主管

3.校企校地合作部

1.发票应注明复印、打印的内容、数量、单价和金额。

2.历次消费的明细表包括内容、数量、单价、金额及经办人。

版面费

国内版面费

1. 对方的付费通知

2. 正式发票

3. 出版刊物首页、目录、文章、封底复印件

项目负责人

须见刊

国际版面费

1.提供的材料：

1. 对方的付费通知

2. 正式发票

3. 出版刊物首页

4. 文章复印件

2.仅提供电子版发票，由财务部外汇费

项目负责人

国际版面费无法提供发票原件，且已经垫付的，应提供：

1. 对方的付费通知单。

2. 打印的国外票据。

无法提供国外票据，需要提交说明及不再重复报销的书面承诺。

3. 付款记录。

论文翻译修改费

1.对方的付费通知及正式发票

2.文章复印件

项目负责人

付费通知及正式发票须经项目负责人签字。

图书资料费

1. 图书或资料发票

2. 书店或网站购书清单

3. 图书馆入库单

1. 项目负责人

2. 图书馆

到学校图书馆办理入库手续。

数据采集费

委托外单位

1. 项目预算表

2. 与受委托单位签订的委托合同

3. 有效票据

4. 验收报告

项目负责人

委托合同须约定数据采集的数量、收费标准等。

委托个人

报销时应提供：

1.项目预算表

2.数据采集样卷

3.验收报告

4.转账单

5.受访人亲笔签收的领款清单

项目负责人

1.按劳务费方式发放数据采集费，通过转账方式转汇。

2.领款清单需有以下信息：姓名、单位、联系方式、访谈内容等。

专利申请受理费、专利授权费、专利年度维护费

1.合法票据

2.付款记录单

3.相关材料复印件

项目负责人

8.专家咨询费

咨询形式

需提供材料

开支标准

备注

会议形式

专家咨询费清单

1.高级职称1500－2400元/人天

2.其他职称900－1500元/人天

3.会期超过两天的，第三天及以后的咨询费：参照上述的50%执行

1.专家咨询费仅支付给个人，不能支付给单位。

2.项目组成员、参与项目管理的相关工作人员不得领取专家咨询费。

3.会议期间发生的专家咨询费必须单列，且须附专家身份证件号码，不得代领。

通讯形式

参照上述标准的50%执行

9.其他支出

相关项目

需提供材料

审批权限

备注

实验室小型维修费

合法票据

1. 项目负责人

2. 实验室管理部门

实验室改装须报批实验室管理部门。

办公费

1.合法票据

2.购物清单(发票有写可免)

3.《厦门大学嘉庚学院材料验收入库单》

1.经办人(签字)

2.验收人(签字)

3项目负责人(签字)

4.资产与后勤管理部(验收)

1. 包括邮寄费、办公用品费等。

2. 购货发票品名为办公用品（或日用品）的须附购物清单，且需经办人、验收人、项目负责人签字确认。

3. 单次购货金额＞1000元需填写《厦门大学嘉庚学院材料验收入库单》。

通讯费

合法票据

项目负责人

1.定额发票不能报销。

2.项目组成员才可报销。

3.每个项目限报200元/月。

培训和学习费

1.培训通知

2.出差审批表

1.项目组成员由项目负责人审批

2.项目负责人由单位主管审批

培训和学习发生在外地时,需填写出差审批表。

10.设备费

项目及金额

需提供材料

审批权限

备注

仪器设备

（固定资产）

1000元≤单价≤2万

1.合法票据

2.《厦门大学嘉庚学院固定资产—设备验收单》

1.项目负责人

2.资产与后勤管理部

1. 购货合同或协议应标明设备名称\型号\单价\数量\总价等。

2.设备须由资产与后勤管理部验收入库。

2万＜单价≤5万

除上述2项材料外,还须：

1.附购货合同或协议

2.付款记录

1.项目负责人

2.校企校地合作部审批

3.资产与后勤管理部记账

总价＞5万

1.合法票据

2.《厦门大学嘉庚学院固定资产—设备验收单》

3.附购货合同或协议

4.付款记录

须报资产与后勤管理部采购

仪器设备

（低值设备）

500元＜采购价值＜1000元

1.合法票据

2.《厦门大学嘉庚学院低值易耗品验收单》

1.项目负责人

2.资产与后勤管理部(验收)

仪器设备租赁

租赁费用≤5000

1.报销单

2.租赁合同或协议

项目负责人

5000＜租赁费用＜1万元

除上述2项外,还须:

3.事前上报校企校地合作部备案

1.项目负责人

2.校企校地合作部

租赁费用≥1万元

除上述1-2项外,还须:

4.上报校企校地合作部审批

其中：代购设备费

以设备形式交付给委托单位的购置费部分,须提交合同或协议

11.协作费

合作形式

需提供材料

审批权限

备注

合作（外协）单位是公司、企业

1.合法票据

2.主合同

3.非关联性声明

4.与合作（外协）单位签订的科研合同

5.收款单位新版三证合一营业执照（或法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证）、资质证书等相关资料。

1.项目负责人

2.校企校地合作部(合同审批)

1.与合作（外协）单位签订的科研合同必须约定转拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号。

2.证件复印件须对方单位加盖公章。

3.原则上不超过到款经费管理费计提基数的30%。

合作（外协）单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织

1.合法票据

2.主合同

3.非关联性声明

4.与合作（外协）单位签订的科研合同

5.收款单位的组织机构代码等

1.项目负责人

2.校企校地合作部(合同审批)

二、劳务费

需提供材料

审批权限

备注

劳务费领款清单(只能通过转账方式发放)

项目负责人

发放对象：项目组中没有工资性收入的人员和临时聘用人员。

三、科研活动接待费/加班工作餐费

相关项目

需提供材料

审批权限

备注

科研活动接待费

1.合法票据

2.厦门大学嘉庚学院科研活动接待费/加班工作餐费清单

项目负责人

1.单次不超过（含）150元/人。

2.在接待国外来宾时，若需超标，应事前向校企校地合作部申请报批。

加班工作餐费

单次不超过（含）40元/人。

总量控制在到款经费管理费计提基数的10%

四、绩效

需提供材料

比例限制

审批权限

备注

领款清单

1.合同无约定的原则上不超过到款经费管理费计提基数的40%

2.软件开发等智力投入项目，上限可调至60%

3.技术转让类和技术许可类项目为80%

项目负责人

发放对象:有工资性收入的项目组成员。

五、管理费

合同类别

提取比例及分配管理

技术转让类和技术许可类

核定比例为20%

技术开发、技术咨询、技术服务类

核定比例为4%。原则上管理费中50%作为教学单位管理费，由教学单位主管统筹管理；50%纳入校企校地合作发展基金，由校企校地合作部统筹，报学校分管领导审批使用。